La soluzione più sicura per conservare la fattura elettronica

Come conservare la fattura elettronica

Dal primo gennaio 2019 la “e-fattura”, meglio nota come fattura elettronica, ha sostituito il vecchio documento cartaceo rendendo più economico e rapido il compito dei tanti addetti ai lavori.

Assodato che sia già chiaro il concetto di fatturazione elettronica, restano forse dei dubbi su come conservare la fattura elettronica (su https://www.savinosolution.com si trovano tutti i dettagli utili), una volta dematerializzatoa

Come conservare la fattura elettronica

Come ormai noto, la modalità di fatturazione definita “elettronica” consente di emettere, trasmettere e conservare le fatture senza dover più utilizzare alcun supporto cartaceo.
L’adozione obbligatoria di tale sistema permette di risparmiare spazio, tempo e denaro; basti pensare allo spazio sprecato per archiviare documenti cartacei, ai tempi necessari ad una ricerca, ai costi della carta, delle cartucce di inchiostro e delle stampanti nonché quelli necessari alle spedizioni a mezzo posta.

Uno dei dubbi che, più di altri, agita il sonno degli addetti ai lavori, consiste nelle modalità di conservazione dei documenti fiscali che, come noto, devono essere obbligatoriamente custoditi per dieci anni, pena pesanti sanzioni.
È importante, quindi, capire come conservare la fattura elettronica in maniera corretta e non andare incontro a spiacevoli, quanto gravose sanzioni.

È opportuno sgombrare subito il campo dall’idea di conservare le e-fatture su hard disk, chiavette usb o altri supporti informatici che non siano quelli appositamente previsti dalla normativa di settore. Quest’ultima, infatti, dispone il rispetto letterale delle regole e delle norme tecniche che assicurano l’immodificabilità dei documenti.

I documenti fiscali devono essere custoditi secondo una procedura informatica in grado di attribuire, nel lungo periodo, ai documenti digitali, la stessa valenza legale di quelli cartacei.

L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione della fatture elettroniche che ha durata quindicennale. Ma tale servizio, che può essere utilizzato una volta espletata la procedura di attivazione, presenta delle falle che vale la pena conoscere.

Gli svantaggi del servizio di conservazione delle Fatture elettroniche offerto dall’Agenzia delle Entrate

In primo luogo, l’AdE dichiara di non poter essere ritenuta responsabile di eventuali perdite di dati, di malfunzionamenti del sistema o di eventuali interruzioni che dovessero verificarsi durante lo svolgimento del servizio di conservazione, lasciando l’utente nel ragionevole dubbio che i propri dati potrebbero non trovarsi in mani poi così sicure.

Altra pecca del sistema di conservazione dei dati fornito dall’Agenzia delle Entrate, consiste nella impossibilità di allegare, alla fattura elettronica, qualsiasi altro documento che ad essa possa riferirsi. In parole povere, il sistema dell’AdE conserva esclusivamente i documenti in formato XML; è noto, però, che la fattura non è che l’atto finale di un percorso ben più lungo e articolato.

Anche solo un Documento di Trasporto, come un qualsiasi file pdf che si riferisca al documento fiscale e che si abbia la necessità di conservare insieme ad esso, non potrà essere in alcun modo allegato e, pertanto, non sarà possibile assicurare nel medesimo “contenitore” l’intero fascicolo di cui la fattura è elemento terminale.

Quando si invia la fattura elettronica tramite SDI, con gli allegati di rito, questi ultimi possono essere tranquillamente visualizzati dal ricevente, ma non saranno acquisiti dal sistema di conservazione dell’AdE. Pensare che invece ciò accada, e distruggere i documenti cartacei che si ritengono, erroneamente, al sicuro, espone al rischio di sanzioni epocali.

La soluzione più sicura per conservare la fattura elettronica

La soluzione alle problematiche rappresentate è molto più semplice di quanto non si possa credere. È sufficiente, infatti, ricorrere ad un servizio alternativo a quello offerto dall’Agenzia delle Entrate che sia in grado di conservare anche i file allegati alla fattura elettronica, assicurando anche ad essi la conservazione secondo quanto disposto dalla normativa vigente.

Un servizio alternativo prevede anche la restituzione della documentazione custodita in caso si dovesse aprire un contenzioso, cosa che con l’Agenzie delle Entrate non succederebbe. Quest’ultima, infatti, in caso di contenzioso, terrebbe esclusivamente per sé le fatture conservate.