Cos’è la firma digitale, come funziona e a cosa serve

La firma digitale permette di sottoscrivere un documento informatico identificando il firmatario e consentendo di verificare che il contenuto non sia stato modificato dopo la firma. Non corrisponde quindi alla semplice immagine della propria firma inserita in un PDF, ma si basa su un sistema tecnologico e su certificati che permettono di collegare la sottoscrizione a una determinata persona.

In Italia rappresenta uno degli strumenti centrali nella digitalizzazione dei rapporti tra cittadini, professionisti, imprese e Pubblica Amministrazione. Può essere utilizzata per firmare documenti senza doverli stampare, sottoscrivere manualmente e successivamente acquisire di nuovo in formato digitale.

Che cos’è la firma digitale

La firma digitale è una particolare tipologia di firma elettronica qualificata basata su un sistema crittografico e su un certificato qualificato associato al titolare. La sua funzione non consiste soltanto nel manifestare la volontà di sottoscrivere un documento, ma anche nel consentire di verificarne provenienza e integrità.

Per comprendere più nel dettaglio cos’è la firma digitale è quindi utile considerare insieme gli aspetti tecnici e quelli legati alla gestione dei documenti elettronici. La firma consente infatti di associare il firmatario al documento e di rilevare eventuali modifiche intervenute successivamente alla sottoscrizione.

In Italia la firma digitale rientra nel quadro normativo definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalla disciplina europea sui servizi fiduciari. Nel contesto italiano le espressioni “firma digitale” e “firma elettronica qualificata” vengono sostanzialmente utilizzate come sinonimi.

Questo significa che non tutte le modalità con cui si può sottoscrivere elettronicamente un documento sono automaticamente firme digitali. Digitare il proprio nome in fondo a un documento, inserire l’immagine della firma autografa oppure utilizzare determinati sistemi di sottoscrizione elettronica non equivale necessariamente ad apporre una firma digitale.

Come funziona la firma digitale

Il funzionamento della firma digitale si basa sulla crittografia asimmetrica, che utilizza una coppia di chiavi collegate tra loro: una privata e una pubblica. La chiave privata è utilizzata dal titolare per generare la firma, mentre quella pubblica permette di verificarla.

Quando viene sottoscritto un documento, il sistema elabora i dati necessari a collegare la firma al contenuto firmato. Se il documento viene successivamente alterato, la verifica della firma permette di rilevare che il contenuto non corrisponde più a quello originariamente sottoscritto.

Un altro elemento essenziale è il certificato qualificato, che permette di associare l’identità del titolare ai dati utilizzati per la firma. I certificati qualificati sono rilasciati da prestatori di servizi fiduciari qualificati secondo i requisiti previsti dalla normativa.

Dal punto di vista dell’utente, il procedimento può essere molto più semplice di quanto faccia pensare il meccanismo tecnico sottostante. La firma può essere effettuata attraverso dispositivi fisici, come smart card o token, oppure tramite sistemi di firma remota.

Con la firma remota non è necessariamente richiesto il possesso materiale di una smart card o di un token collegato al computer. L’utente viene autenticato attraverso le modalità previste dal servizio e autorizza l’operazione di firma, mentre i dispositivi necessari alla generazione della firma sono gestiti dal prestatore del servizio.

A cosa serve la firma digitale e quale valore ha

La firma digitale viene utilizzata quando occorre sottoscrivere elettronicamente documenti garantendo un elevato livello di affidabilità sull’identità del firmatario e sull’integrità del contenuto. Può quindi trovare applicazione in numerosi processi amministrativi, professionali e aziendali.

Può essere impiegata, per esempio, nella sottoscrizione di contratti e accordi, nella gestione di pratiche amministrative, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e, più in generale, nei processi nei quali è necessario sottoscrivere documenti informatici con le garanzie previste dalla normativa.

Uno degli aspetti fondamentali riguarda il suo valore giuridico. La firma elettronica qualificata ha nell’Unione europea un effetto giuridico equivalente a quello della firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro deve inoltre essere riconosciuta come tale negli altri Stati membri.

Per le aziende il vantaggio è anche organizzativo. Inserire la firma digitale all’interno di un processo documentale permette di ridurre passaggi come stampa, firma manuale, scansione e successivo reinserimento del documento nei sistemi aziendali.

Il documento può invece rimanere digitale durante il suo ciclo di lavorazione, facilitando procedure di approvazione, sottoscrizione, distribuzione e successiva gestione. Il beneficio diventa particolarmente evidente quando un’organizzazione deve trattare grandi quantità di contratti, ordini, autorizzazioni o altri documenti che richiedono una firma.

Firma digitale, firma elettronica e firma elettronica avanzata: le differenze

L’espressione “firma elettronica” comprende strumenti differenti, che non devono essere considerati equivalenti. La normativa europea distingue infatti diversi livelli di firma elettronica in funzione delle caratteristiche e delle garanzie offerte.

La firma elettronica rappresenta la categoria più generale. Si tratta di dati in formato elettronico collegati ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. I suoi effetti giuridici non vengono esclusi semplicemente perché la firma è in formato elettronico, ma il suo valore probatorio deve essere valutato considerando le caratteristiche dello specifico sistema utilizzato.

La firma elettronica avanzata, o FEA, deve invece essere collegata univocamente al firmatario, consentirne l’identificazione, essere creata attraverso dati che il firmatario può utilizzare sotto il proprio controllo con un elevato livello di sicurezza ed essere collegata ai dati sottoscritti in maniera tale da rendere identificabili eventuali modifiche successive.

La firma elettronica qualificata aggiunge ulteriori requisiti: deve basarsi su un certificato qualificato ed essere creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione della firma. Nel sistema italiano la firma digitale costituisce la forma qualificata comunemente utilizzata per soddisfare queste esigenze.

La distinzione è importante soprattutto quando si sceglie uno strumento di sottoscrizione per un determinato processo. Non basta quindi verificare che un servizio consenta genericamente di “firmare online”: occorre capire quale tipologia di firma viene effettivamente utilizzata e quali requisiti giuridici deve rispettare il documento.

La firma digitale consente in definitiva di trasferire la sottoscrizione dei documenti in un ambiente interamente digitale senza ridurla alla semplice riproduzione grafica della firma autografa. Identificazione del firmatario, integrità del documento e verificabilità della sottoscrizione sono gli elementi che ne spiegano l’importanza nei processi documentali moderni. Per cittadini, professionisti e imprese significa poter gestire numerose procedure a distanza, mantenendo le garanzie richieste per documenti che devono essere sottoscritti formalmente.